La liquidità dei prossimi 60 giorni
«In banca ci sono 180.000 euro, siamo tranquilli.»
È una frase che si sente spesso e che non vuol dire quasi niente. Non perché il saldo sia sbagliato — è l'unico numero perfettamente esatto che hai — ma perché il saldo descrive il passato. È il risultato di tutto quello che è già successo. Non contiene una sola informazione su cosa succederà lunedì.
Un'azienda con 180.000 euro in banca e 210.000 di uscite nei prossimi quaranta giorni non è tranquilla. Semplicemente non lo sa ancora.
Saldo e previsione sono due cose diverse
Il saldo è un fatto: quanto c'è adesso. La previsione è una costruzione: quanto ci sarà, giorno per giorno, se succede quello che ragionevolmente deve succedere.
La differenza pratica è che il saldo non ti fa prendere nessuna decisione, e la previsione sì. Il saldo ti dice se puoi pagare oggi. La previsione ti dice se puoi impegnarti oggi a pagare fra tre settimane — che è il tipo di domanda che un imprenditore si fa tutti i giorni.
Sessanta giorni è l'orizzonte giusto, e non è un numero arbitrario: è abbastanza lungo da contenere due cicli di scadenze fiscali e almeno un ciclo di incassi, e abbastanza corto da essere fatto di cose che conosci già invece che di ipotesi.
Cosa serve per costruirla
Quattro elenchi. Nessuno dei quattro va inventato: esistono già tutti, sparsi.
1 · Lo scadenzario attivo. Le fatture emesse non ancora incassate, con la data in cui dovrebbero essere pagate. Non la data di emissione: la scadenza.
2 · Lo scadenzario passivo. Le fatture ricevute non ancora pagate, con la loro scadenza. Qui va aggiunta una cosa che di solito manca: gli ordini già confermati e non ancora fatturati. Un impegno d'acquisto è un'uscita futura anche se non c'è ancora un documento.
3 · I ricorrenti. Stipendi, contributi, affitti, canoni, utenze, rate di finanziamento, leasing. Sono i più facili da prevedere perché si ripetono, e proprio per questo sono i più dimenticati: nessuno li scrive, «tanto si sa».
4 · Le uscite fiscali. IVA, ritenute, contributi, imposte. E qui arriviamo all'errore numero uno.
I due errori, e sbagliano sempre nella stessa direzione
Errore uno: dimenticare le tasse. Quasi tutte le previsioni fatte in casa contengono clienti e fornitori e non contengono il fisco. Il risultato è una curva che sembra più alta di quanto è. E non di poco: fra IVA, ritenute e contributi, la quota fiscale di un mese normale è una delle uscite più grosse che un'azienda abbia — in molti casi la più grossa dopo gli stipendi.
Il momento in cui si scopre è sempre lo stesso: il 14 del mese, quando l'F24 arriva e non tornano i conti.
Errore due: dare per incassato ciò che è solo fatturato. Se metti gli incassi alla data di scadenza della fattura, stai assumendo che tutti i clienti paghino puntuali. Non succede. Il ritardo medio di pagamento in Italia si misura in settimane, e la previsione va costruita sul comportamento reale di quel cliente, non sulle condizioni contrattuali.
Il modo più semplice è anche il più efficace: guarda gli ultimi sei mesi e calcola, per ogni cliente importante, quanti giorni passano in media fra scadenza e incasso. Poi sposta in avanti di quei giorni. Non è una previsione elegante, ma è molto più vicina al vero.
Nota una cosa: entrambi gli errori sbagliano nella stessa direzione. Uno toglie uscite, l'altro anticipa entrate. Ecco perché le previsioni fatte in casa sono quasi sempre ottimistiche — e perché la sorpresa, quando arriva, è sempre una brutta sorpresa.
Come si legge: guarda il punto più basso
Ecco l'errore di lettura, che è diverso dagli errori di costruzione.
Si guarda il numero in fondo. «Fra sessanta giorni avrò 95.000 euro, bene.» Ma quel numero non dice niente su cosa succede nel mezzo.
| saldo previsto | |
|---|---|
| oggi | 180.000 |
| fra 15 giorni | 142.000 |
| fra 25 giorni | −12.000 |
| fra 40 giorni | 68.000 |
| fra 60 giorni | 95.000 |
Questa azienda finisce il periodo con 95.000 euro. Ma al giorno 25 è sotto di 12.000, e quel giorno esiste davvero: è il giorno in cui gli stipendi e l'F24 cadono prima dell'incasso grosso di fine mese.
Il numero da guardare è il punto più basso della curva, e il giorno in cui cade. Tutto il resto è contorno. Una previsione di cassa serve a rispondere a una domanda sola: qual è il momento peggiore, quanto è peggiore, e quanto tempo ho per prepararmi?
Le tre decisioni che cambiano se la vedi in anticipo
Il fido si chiede prima. Un affidamento richiesto con tre settimane di anticipo è un'operazione ordinaria, si istruisce con calma e si spunta. Lo stesso affidamento chiesto il giorno prima è un'emergenza — costa di più, e soprattutto racconta alla banca una cosa su di te che non volevi raccontare.
I pagamenti si spostano, se sai quali. Se al giorno 25 manchi di 12.000 euro, non devi rinviare tutto: devi rinviare una cosa da 15.000. Sceglierla in anticipo, avvisare il fornitore, concordare — è gestione. Non pagare e basta, e poi rispondere alla telefonata, è un'altra cosa e il fornitore se la ricorda.
Gli incassi si anticipano dove conviene. Con tre settimane davanti puoi fare una telefonata al cliente da 40.000 e chiedere se può anticipare di dieci giorni. Con due giorni davanti puoi solo sperare.
Sono tutte e tre decisioni ordinarie, che costano poco se prese in tempo e molto se prese in ritardo. La differenza non è la bravura: è averlo saputo prima.
Il problema, naturalmente, è che una previsione costruita bene oggi è già leggermente sbagliata domani: arriva un incasso, slitta un pagamento, entra una fattura nuova. Ed è il motivo per cui quasi tutti i file di previsione muoiono dopo tre settimane.
Ne parliamo mercoledì.
